Auftragsverwaltung für SHK-Betriebe: endlich Ordnung im Büro

Kein Gewerk lebt so sehr zwischen den Extremen wie SHK: Morgens die Badsanierung über sechs Wochen, mittags der tropfende Siphon, nachts der Heizungsausfall. Dazu Wartungsverträge, die sich von allein melden sollen, es aber nie tun. Das Büro eines SHK-Betriebs ist ein Terminpuzzle, und Zettel sind die schlechteste Puzzleunterlage.

Die drei typischen Probleme im SHK-Betrieb

1. Notdienst und Planbaustelle kollidieren

Der Heizungsnotdienst schiebt sich vor die Badsanierung, die Sanierung rutscht, der Kunde ruft an, niemand weiß den neuen Stand. Ohne System, das beides nebeneinander zeigt, wird jede Woche neu improvisiert.

2. Wartungen bringen Geld, wenn man an sie denkt

Jede Gastherme will jährlich gewartet werden. Das ist planbarer Umsatz in den ruhigen Monaten, aber nur, wenn die Termine irgendwo stehen und rechtzeitig hochkommen. In den meisten Betrieben stehen sie nirgends.

3. Material vom Großprojekt frisst die Marge

Eine Badsanierung hat hunderte Positionen. Wenn Armaturen, Fliesenkleber und Vorwandelemente nicht am Auftrag hängen, wird am Ende nach Gefühl abgerechnet. Nach Gefühl heißt fast immer: zu wenig.

Wie Meister-OS diese drei Probleme löst

Alles in einer Auftragsliste: Notdienst, Kleinauftrag und Sanierung stehen im selben Board, jeder mit Status und Deadline. Das Dashboard zeigt morgens beides: was geplant ist und was reingerutscht ist. Verschiebt sich etwas, siehst du sofort, was dranhängt.

Wartungen als wiederkehrende Aufträge: Jede Wartung ist ein Auftrag mit Datum im nächsten Jahr. Das Dashboard holt sie automatisch hoch, wenn sie fällig werden. Aus einem vergessenen Zettel wird planbarer Umsatz im Februar.

Material am Auftrag: Jede Position hängt am Auftrag. Bei der Schlussrechnung steht alles da, nichts wird verschenkt.

Ein typischer SHK-Auftrag im System

  1. Anfrage: Familie Berger will das Bad sanieren. Auftrag angelegt, Besichtigungstermin als Startdatum.
  2. Angebot: 14.500 € raus, Status "Verschickt". Nach einer Woche Stille erinnert das System: nachfassen. Genau dieser Anruf rettet den Auftrag.
  3. In Arbeit: Material läuft am Auftrag mit, Fotos vom Rohbau hängen dran, der Geselle pflegt den Status vom Handy.
  4. Zwischendrin: Heizungsnotdienst bei Meyer. 30-Sekunden-Eintrag, läuft parallel Richtung Rechnung, statt vergessen zu werden.
  5. Nach Abschluss: Wartungsauftrag für die neue Therme mit Datum in 12 Monaten angelegt. Der Umsatz von nächstem Jahr steht schon im System.
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Der Auftrags-Tracker Light ist kostenlos: die Auftragsliste mit Status-Ampel, fertig aufgebaut in Notion. Die Vollversion Meister-OS ergänzt Kunden, Material, Angebote und Rechnungen. Einmal zahlen, kein Abo.

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Häufige Fragen aus SHK-Betrieben

Ersetzt das meine Wartungsplanung mit Serviceverträgen?

Für 10 bis 150 Wartungskunden: ja, das reicht gut. Ab mehreren hundert Verträgen mit SLA-Zeiten wirst du in spezialisierte Software wachsen. Bis dahin sparst du dir deren Jahresgebühr.

Wie erfasse ich einen Notdienst nachts um elf?

Notion-App öffnen, neuer Auftrag, Kunde und zwei Stichworte, fertig. Ausführlich machen kannst du es am Morgen danach. Wichtig ist nur, dass der Einsatz existiert, bevor er vergessen wird.

Können Büro und Monteure gleichzeitig arbeiten?

Ja. Das Büro sieht am Rechner dasselbe wie der Monteur am Handy, Änderungen erscheinen sofort bei allen.

Mehr zum Grundprinzip liest du im Artikel Notion für Handwerker oder im Vergleich Auftragsverwaltung mit Excel.