Notion für Handwerker: Auftragsverwaltung ohne teure Software

Es gibt zwei Sorten Bürosoftware im Handwerk. Die eine kostet jeden Monat Geld und kann tausend Dinge, von denen du zehn brauchst. Die andere heißt Zettel, Ordner und WhatsApp und kostet dich jeden Tag Nerven. Dazwischen gibt es seit ein paar Jahren einen dritten Weg: Notion.

Dieser Artikel erklärt, was Notion ist, warum es für kleine Betriebe gut passt, und wie du dir Schritt für Schritt eine Auftragsverwaltung darin baust. Ohne Vorkenntnisse, ohne Abo.

Was ist Notion, in drei Sätzen

Notion ist ein Programm für Notizen und Datenbanken, das am PC und als App auf dem Handy läuft. Der Unterschied zu Excel: Datenbanken in Notion können sich gegenseitig kennen. Ein Auftrag weiß, zu welchem Kunden er gehört, welches Material er braucht und welche Rechnung an ihm hängt.

Die kostenlose Version reicht für einen kleinen Betrieb aus. Bezahlt wird bei Notion erst, wenn du größere Teams oder Sonderfunktionen brauchst.

Warum Notion aufs Handwerk passt

Es läuft auf der Baustelle. Die Handy-App kann alles Wichtige: Status ändern, Notiz eintippen, Foto vom Wasserschaden direkt an den Auftrag hängen.
Alles hängt zusammen. Kunde anklicken, alle seine Aufträge sehen. Auftrag anklicken, Material und Rechnung dazu sehen. Das ist der Punkt, an dem Excel aussteigt (mehr dazu im Artikel Auftragsverwaltung mit Excel).
Es denkt mit. Eine kleine Formel markiert dir automatisch jedes Angebot, das seit über einer Woche ohne Antwort ist. Nachfassen wird vom Glücksspiel zur Routine.
Es wächst mit. Du startest mit einer Auftragsliste und hängst später Kunden, Material und Angebote dran, ohne von vorn anzufangen.

Schritt für Schritt: deine erste Auftragsdatenbank

Konto anlegen: notion.so öffnen, kostenloses Konto erstellen, App aufs Handy laden.
Neue Seite erstellen und "Datenbank" wählen, Ansicht "Tabelle".
Diese Felder anlegen: Auftrag (Titel), Kunde (Text), Status (Auswahl: Anfrage, Angebot raus, Beauftragt, In Arbeit, Fertig, Abgerechnet, Bezahlt), Ende (Datum), Summe (Zahl, Format Euro).
Die Status-Ampel bauen: Neues Feld vom Typ Formel, dann diese Formel einfügen:
if(prop("Status") == "Bezahlt", "🟢", if(and(!empty(prop("Ende")), prop("Ende") < now()), "🔴 Überfällig", "🟡 Läuft"))
Board-Ansicht dazu: Oben "+ Ansicht", Typ Board, gruppiert nach Status. Jetzt schiebst du Aufträge wie Karten von Spalte zu Spalte.
Testlauf: Drei echte Aufträge eintragen und eine Woche pflegen. Erst wenn das sitzt, weiter ausbauen.

Der Ausbau danach: eine Kundendatenbank, die per Verknüpfung an den Aufträgen hängt, dann Material mit Mindestbestand, dann ein Angebots-Tracker mit Nachfass-Erinnerung. Jede Stufe funktioniert nach demselben Muster.

Die ehrlichen Grenzen von Notion

Rechnungen schreibst du woanders

Notion ist kein Rechnungsprogramm und soll es nicht sein. Rechnungen müssen in Deutschland unveränderbar archiviert werden (GoBD), dafür gibt es Rechnungssoftware. In Notion behältst du den Überblick: welche Rechnung raus ist, welche bezahlt ist, wo gemahnt werden muss.

Ohne Netz wird es zäh

Die Offline-Fähigkeiten von Notion sind begrenzt. Im Neubaugebiet ohne Empfang kannst du zuvor geöffnete Seiten meist noch lesen, aber verlass dich nicht auf volles Arbeiten offline. Für kurze Funklöcher reicht es, für den Keller-Dauereinsatz nicht.

Der Anfang kostet einen Abend

Notion ist ein Baukasten. Die Freiheit ist die Stärke und am Anfang die Hürde: Man kann sich verbauen. Entweder du investierst die Lernkurve selbst, oder du nimmst eine fertige Vorlage, bei der Datenbanken, Verknüpfungen und Formeln schon stehen.

Den Anfang geschenkt: der Auftrags-Tracker Light

Die Auftragsdatenbank aus diesem Artikel gibt es bei uns fertig gebaut und kostenlos, mit Status-Ampel und Board-Ansicht. Und wer das komplette Büro will: Meister-OS verknüpft Aufträge, Kunden, Material, Angebote und Rechnungen zu einem System. Einmal zahlen, fertig.

Gratis-Vorlage holen

Häufige Fragen

Ist Notion wirklich kostenlos?

Für Einzelnutzer und kleine Setups: ja, dauerhaft. Kosten entstehen bei größeren Teams oder Zusatzfunktionen wie erweiterter Rechteverwaltung. Ein Betrieb mit Chef plus Büro kommt in der Regel lange mit der Gratis-Version aus.

Sind meine Kundendaten in Notion sicher?

Notion ist ein US-Anbieter, die Daten liegen in der Cloud und die Übertragung ist verschlüsselt. Für Kundendaten gilt die DSGVO: Erwähne die Nutzung in deiner Datenschutzerklärung und leg keine sensiblen Daten wie Bankverbindungen dort ab. Für Adressen, Aufträge und Termine ist das Setup üblich und vertretbar. Im Zweifel den Datenschutz-Profi fragen.

Kann mein Mitarbeiter gleichzeitig damit arbeiten?

Ja, das ist eine der Stärken. Ihr arbeitet in derselben Datenbank, Änderungen erscheinen sofort bei allen. Keine Dateiversionen, kein Hin- und Herschicken.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich aufhöre?

Notion exportiert alles als CSV- und Markdown-Dateien. Deine Aufträge und Kunden bekommst du also jederzeit wieder raus und in ein anderes System rein.