Auftragsverwaltung für Elektriker: endlich Ordnung im Büro

Ein Elektrobetrieb hat selten das eine große Projekt. Er hat zwölf Baustellen gleichzeitig: die Sanierung, drei Kleinaufträge, zwei Zählerschränke, einen Notdienst von gestern Nacht und den Smart-Home-Kunden, der zum dritten Mal anruft. Genau daran scheitern Ordner und Excel.

Diese Seite zeigt, welche drei Verwaltungsprobleme Elektrobetriebe besonders treffen und wie ein verknüpftes System sie löst.

Die drei typischen Probleme im Elektrobetrieb

1. Die Materialvielfalt frisst dich auf

Schalterprogramme in vier Serien, Kabel in acht Querschnitten, Automaten, Klemmen, Dosen. Kein Gewerk hat mehr Kleinteile. Wenn der Bestand nur im Kopf des Chefs existiert, fehlt am Montagmorgen genau die eine Sorte Automat, und die Kolonne fährt zum Großhändler statt zur Baustelle.

2. Viele kleine Aufträge, keiner hat einen Stand

Zwanzig offene Aufträge zwischen 200 und 2.000 € sind normal. Bei der Menge geht ohne System der Überblick verloren: Was ist beauftragt, was wartet auf Material, was ist fertig und noch nicht abgerechnet? Besonders der letzte Punkt kostet bares Geld.

3. Der Notdienst schiebt sich dazwischen

Nachts um elf klingelt das Telefon, am nächsten Tag ist der Einsatz halb vergessen und wird nie in Rechnung gestellt. Notdienste sind die am häufigsten verschenkten Umsätze im Elektrohandwerk.

Wie Meister-OS diese drei Probleme löst

Material mit Mindestbestand: Jeder Artikel hat einen Bestand und einen Mindestbestand. Fällt der Bestand drunter, zeigt die Liste automatisch "Nachbestellen". Die Bestellung passiert, bevor die Kolonne steht, nicht danach.

Aufträge mit Status-Ampel: Jeder Auftrag wandert durch feste Status: Anfrage, Beauftragt, In Arbeit, Fertig, Abgerechnet, Bezahlt. Das Dashboard zeigt morgens, was heute läuft, und markiert rot, was hinten raus ist. "Fertig, aber nie abgerechnet" gibt es damit nicht mehr.

Notdienst als 30-Sekunden-Eintrag: Einsatz am Handy anlegen, Kunde, zwei Sätze, Foto vom Zählerschrank dran. Am nächsten Morgen steht er im Dashboard und läuft ganz normal Richtung Rechnung.

Ein typischer Elektro-Auftrag im System

  1. Anfrage: Hausverwaltung meldet defekte Unterverteilung. Auftrag "UV-Tausch Gartenstraße 12" angelegt, Kunde verknüpft.
  2. Angebot: Angebot über 1.850 € raus, Status "Verschickt". Nach 7 Tagen ohne Antwort erinnert das System ans Nachfassen.
  3. Beauftragt: Zusage kommt. Material (Verteiler, Automaten, FI) wird am Auftrag vermerkt, Bestände sinken sichtbar.
  4. In Arbeit: Fotos der alten und neuen Verteilung direkt an den Auftrag, vom Handy aus.
  5. Fertig → Abgerechnet → Bezahlt: Rechnung raus, Status gepflegt. Bleibt sie liegen, meldet das Dashboard: mahnen.
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Der Auftrags-Tracker Light ist kostenlos: die Auftragsliste mit Status-Ampel, fertig aufgebaut in Notion. Die Vollversion Meister-OS ergänzt Kunden, Material, Angebote und Rechnungen. Einmal zahlen, kein Abo.

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Häufige Fragen aus Elektrobetrieben

Wir haben 2.000 Artikel im Lager. Trage ich die alle ein?

Nein. Trag die 30 bis 50 Artikel ein, deren Fehlen dich eine Fahrt zum Großhändler kostet. Die Schüttware ist egal, die Engpass-Artikel sind das Geld wert.

Funktioniert das mit meinem Großhändler-Shop zusammen?

Es ersetzt ihn nicht, es erinnert dich rechtzeitig ans Bestellen. Die Bestellung selbst machst du weiter im Shop deines Großhändlers.

Kann der Geselle den Status von der Baustelle pflegen?

Ja, über die Notion-App am Handy. Status ändern und Foto anhängen dauert zusammen unter einer Minute.

Mehr zum Grundprinzip liest du im Artikel Notion für Handwerker oder im Vergleich Auftragsverwaltung mit Excel.